Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организа­ции любой формы собственности является управление трудовыми отноше­ниями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством. Несмотря на то, что ведение кадрового делопроизвод­ства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от мас­штабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внима­ния.

Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой доку­ментации только при проведении проверки сотрудниками контролирую­щих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибе­гают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизвод­ства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных послед­ствий. В случае, если возникает необходимость в постановке или восста­новлении кадрового делопроизводства, следует провести экспертизу, оце­нить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства.

Экспертиза кадровой документации.

Экспертиза кадровой документации предполагает оценку оформле­ния и ведения кадровой документации на предмет соответствия требовани­ям действующего трудового законодательства Российской Федерации, осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизвод­ства. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация слу­жит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к небла­гоприятному для работодателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу работодателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Экспертиза кадрового делопроизводства включает:

· оценку правильности оформления и ведения кадровых документов, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требо­ваниям трудового законодательства;

· выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;

· оценку правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов;

· определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в организации.

Приступая к экспертизе, нужно учитывать следующие факторы, на которых она системно строится:

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у ка­ждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целе­сообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией;

Другими словами, проверить, какие документы имеются у организа­ции, а каких попросту нет. Если выявили отсутствие каких-то документов, подготовьте их заново (по возможности задним числом).

2. Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом; новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом;

3. Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изме­нения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организа­ции за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отве­чает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вно­сить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

4. Во время проверки имеющихся документов и составления новых учитывайте специфику работы вашей организации. Нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в орга­низации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с уче­том требований закона и учредительных документов);

5. Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определя­ется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (кон­тракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установ­ления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания.

В целях проведения экспертизы необходимо:

· собрать все документы по кадрам;

· определить список обязательных документов, которых нет в органи­зации и которые нужно разработать;

· определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;

· важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законода­тельству, учредительным документам, специфике организации. Также необходимо проверить правильность формирования дел в соответствии с предписанным сроком хранения.

Стандартный пакет документов, подлежащий проверке в рамках экспертизы кадровой документации:

· правила внутреннего трудового распорядка;

· штатное расписание;

· должностные инструкции работников;

· графики работ (сменности);

· положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

· коллективные договоры и соглашения, другие локальные норматив­ные правовые акты по вопросам труда;

· документы о защите персональных данных работников.

· трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в случаях изменения любого из существенных условий трудового договора;

· все виды кадровых приказов (прием, перевод, увольнение) и доку­ментов-оснований к ним;

· личные карточки работников формы № Т-2;

· приказы по основной деятельности, относящиеся к деятельности кад­ровой службы;

· график отпусков и приказы о предоставлении отпусков;

· записи в трудовых книжках и вкладышах в них;

· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

· табели учета рабочего времени;

· журнал регистрации приказов длительного срока хранения.

Следует проверить, на каждом ли документе проставлены подписи ра­ботников и работодателя, все ли обязательные требования к составлению документа соблюдены и т.д. Процедуру разработки, составления, заполне­ния, подписания каждого из этих документов рассматривалось в соответст­вующем разделе брошюр. Целесообразней всего при проверке каждого до­кумента обращаться к соответствующему разделу.

Восстановление кадровой документации.

Если Вы провели экспертизу кадровой документации и обнаружили, что не все документы содержатся в должном порядке, необходимо устра­нить эти недостатки и привести документацию в соответствие с требова­ниями законодательства и пожеланиями руководства; восстановить отсут­ствующие или неправильно оформленные документы.

Причиной для восстановления кадрового учета может являться утрата или порча кадровой документации. Также восстановление кадрового учета требуется, если он некоторое время не велся или велся недостаточно каче­ственно. Основой для восстановления является информация по первичной документации, которая связана с существующим в компании бухгалтер­ским документооборотом. Восстановление - это более чем хлопотный про­цесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных докумен­тов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудни­ков, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизве­сти дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически не­возможно.

Если необходимо подготовить документ, которого вообще никогда не было, придется изыскать свободный номер для приказа об его утвержде­нии. Таковые, как правило, имеются. Если совсем нет, то можно, к приме­ру, взять номер уже изданного приказа по менее значительному событию (сотруднику предоставили 3 дня отпуска "за свой счет"), а последнего при­своить номер с буквой "а" либо через дефис 1.

Обратим внимание: проверку и восстановление документов, касаю­щихся работников (договоры, приказы и др.), целесообразней начинать с текущего года, а затем по порядку на уменьшение, например, текущий 2010, затем 2009, 2008 и т.д.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента изда­ния данного локального нормативного акта до момента ознакомления ра­ботника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность тек­стов придется с помощью:

· косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых пла­новых показателях и т.п.) и

· свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Восстановление бухгалтерских документов.

Восстановление бухгалтерских документов - комплекс мероприятий по выявлению и восстановлению документов, необходимых для составле­ния различных отчетов и налоговых деклараций. Своевременное восста­новление бухгалтерских документов в случае их утраты позволит исклю­чить возникновение ошибок при ведении бухгалтерского учета, снять вопросы контролирующих органов, исключить применение налоговых санк­ций и ареста банковских счетов.

На налогоплательщика возложена обязанность по ведению учета хо­зяйственной деятельности, а также по восстановлению утраченных финан­совых документов. После того как организация проведет инвентаризацию и составит акт и описи отсутствующих документов, необходимо будет за­няться восстановлением первичных документов. Для этого руководитель или главный бухгалтер организации должен обратиться в обслуживающий банк. По письменному запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступ­лению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе по­лученных документов счетный специалист может полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также соста­вить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк. Если организация имеет несколько расчетных счетов, запросы должны быть поданы во все кредитные организации по месту открытия счетов.

Кроме того, можно обратиться с официальным письмом ко всем своим контрагентам с просьбой предоставить копии договоров, накладных, сче­тов, счетов-фактур и актов и т.д. Если какого-либо контрагента найти не­возможно (например, его адрес изменился), то получить сведения о нем организация может, обратившись с письменным запросом в налоговую ин­спекцию и изложив обстоятельства. Можно получить выписку из ЕГРЮЛ и узнать местонахождение своего бывшего партнера.

Для получения копий всех утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию непо­средственно к руководителю с письменным заявлением, к которому необ­ходимо приложить подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты.

После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных исходящих первичных документов, а затем заново сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерско­го и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регист­рах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и нало­говых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгал­терский и налоговый учет в организации полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, нужно продолжать работу по восстанов­лению недостающих документов.

Следует помнить: чтобы избежать ответственности за налоговое пра­вонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию.